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Büro & Verwaltung · alle Branchenca. 2 Min.Fiktives Beispiel · KI-Assistent (Simulation)

Neun Belege. Drei Entscheidungen für Sie.

Rechnungen, Lieferscheine und E-Mails liegen gemischt im Posteingang. Der Assistent liest sie, gleicht sie mit Ihren Bestellungen ab und legt sie ins richtige Fach – bei Ihnen landet nur, was eine Entscheidung braucht.

Selbst ausprobieren
So funktioniert diese Demo

Alle Betriebe, Personen, Preise und Mengen sind erfunden. Der KI-Assistent ist eine Simulation. Seine Antworten werden nach festen Regeln aus diesen Beispieldaten berechnet und sind deshalb immer gleich. Es läuft kein Sprachmodell, und nichts verlässt Ihren Browser. In einem echten Projekt arbeitet ein KI-Modell mit Ihren Daten. Vorschläge prüfen und geben Sie frei.

Hohe Stapel von Papierakten in einem Büro
Symbolfoto

Das probieren Sie aus

  1. Den Posteingang verarbeiten lassen
  2. Eine Mengenabweichung im 3-Wege-Abgleich prüfen
  3. Die Prüfschwelle verändern und die Folgen sehen

Live ausprobieren

Montag, 07:45. Der Posteingang ist voll.

Starten Sie mit „Posteingang verarbeiten“. Danach öffnen Sie die Rechnung mit der Mengenabweichung, verschieben die Prüfschwelle und sehen, was an die Buchhaltung geht.

BelegeingangBeispielbetrieb Metall- und Möbelbau (Beispiel)

KW 42 · Mo 07:45

Fiktives Beispiel · KI-Assistent (Simulation)Ihr Fall
Beispiel-Posteingang geladen: 9 Belege (3 PDFs, 1 Scan, 4 E-Mails und 1 E-Rechnung als XML).

Automatisch ab 90 %

Posteingang · 9 Belege

  • Stahlhandel BrunnleitenMo 07:42Rechnung RE-2291 zu Bestellung B-0815
  • Stahlhandel BrunnleitenMo 07:38Lieferschein LS-7741 (Scan Wareneingang)
  • Profilwerk AuentalMo 07:21Auftragsbestätigung AB-5520 zu Bestellung B-0817
  • Schraubenhandel GewindhofMo 06:50E-Rechnung ER-0311 (ebInterface)
  • Werkzeughandel SteinwandMo 06:122. Mahnung zu Rechnung RE-1980
  • Familie MustermannFr 17:54Anfrage Geländer
  • Ladenbau BirkengrundFr 16:30Reklamation Konsolen, Lieferung KW 40
  • Edelstahl KammerauFr 11:05Preisinformation Edelstahl
  • Werkschau Metall & HolzFr 09:30Einladung zur Werkschau Metall & Holz

Liest 9 Belege, gleicht sie mit Bestellungen ab und legt sie in die passenden Fächer.

Prüfschwelle

Wie sicher muss die KI einen Beleg gelesen haben, damit er ohne Sie einsortiert wird?

Höher heißt: mehr Kontrolle, weniger Automatik. RE-2291 bleibt immer bei Ihnen – die Mengenregel gilt unabhängig von der Erkennung.

  • Belege verarbeitetnach dem Verarbeiten
  • Automatisch zugeordnetSchwelle 90 %
  • Offen in Ihrer Prüfungnach dem Verarbeiten
  • Abweichungnach dem Abgleich

Fächer · 9 Belege

Ihre Prüfung

Nur was eine Entscheidung braucht: Abweichungen und unsichere Erkennung.

Noch leer

Buchhaltung

Rechnungen, Mahnungen

Noch leer

Einkauf

Lieferscheine, Bestätigungen, Preise

Noch leer

Verkauf

Anfragen von Kunden

Noch leer

Service

Reklamationen

Noch leer

Ablage

Ohne Handlungsbedarf

Noch leer

Kurzfazit des Assistenten

Noch nicht verarbeitet. „Posteingang verarbeiten“ liest die 9 Belege, gleicht sie mit Bestellungen ab und fasst zusammen, was Sie entscheiden müssen.

Assistent

Kurzfazit des Assistenten

Noch nicht verarbeitet. „Posteingang verarbeiten“ liest die 9 Belege, gleicht sie mit Bestellungen ab und fasst zusammen, was Sie entscheiden müssen.

Assistent

Simulation

Fragen zu Belegen, Abgleich und Prüfschwelle – beantwortet aus den Beispieldaten.

    Fragen Sie zum Beispiel

    Bitte keine echten Firmen- oder Personendaten eingeben. Die Demo beantwortet nur Beispielfragen und sendet nichts. Höchstens 200 Zeichen.

    Übergabe an die Buchhaltung

    Freigegebene Eingangsrechnungen gehen als Buchungsliste an Ihre Buchhaltung oder Steuerberatung – mit Bestellung und Lieferschein verknüpft. Was angehalten ist, bleibt draußen.

    RechnungLieferantBrutto3-Wege-AbgleichStand
    RechnungStahlhandel Brunnleiten GmbH993,60 €noch nicht abgeglichenNoch nicht verarbeitet
    E-RechnungSchraubenhandel Gewindhof KG129,60 €noch nicht abgeglichenNoch nicht verarbeitet
    • M-1980: keine Buchung – Zahlung ZA-1980 über 312,00 € ist seit KW 41 · Do gebucht.
    • LS-7741: Lieferschein noch nicht verarbeitet – Grundlage für den Abgleich.

    Noch keine Rechnung freigegeben – die Buchungsliste ist leer.

    Ausgang & Protokoll

    Entwürfe (entwurf – nicht versendet)

    Noch keine. Rückfragen und Antworten entstehen erst durch Ihre Entscheidung.

    1. Beispiel-Posteingang geladen: 9 Belege (3 PDFs, 1 Scan, 4 E-Mails und 1 E-Rechnung als XML).
    Nächster SchrittSchritt 1 von 4

    Ihr Aufwand heute

    Wie viel Zeit steckt heute in Ihren Belegen?

    Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen. Das Ergebnis zeigt den heutigen Aufwand – keine Einsparung. Wenn Sie möchten, geht es unten bei „Ihr eigener Fall“ mit.

    Drei Zahlen genügen: Belege pro Woche, Minuten je Beleg, Arbeitswochen.

    Die Personalminuten umfassen die Zeit aller beteiligten Personen. Die Berechnung schätzt bestehenden Aufwand, keine erreichbare Einsparung. Grundlage sind die eingegebenen Annahmen.

    So rechnet die Demo
    • Erkennung eines Belegs (Konfidenz) = unsicherstes erkanntes Feld. Liegt sie unter der Schwelle, prüfen Sie den Beleg; sonst wird er automatisch zugeordnet.
    • Regelprüfungen (3-Wege-Abgleich mit Toleranz 0) greifen unabhängig von der Erkennung.
    • Strukturierte E-Rechnungen (z. B. ebInterface) werden direkt gelesen. Dafür braucht es keine KI.
    • Ihr Aufwand heute = Belege pro Woche × Minuten je Beleg × Arbeitswochen ÷ 60 – nur mit Ihren Angaben.

    Alle Betriebe, Belege, Mengen und Preise sind erfunden (Beispieldaten). Entwürfe und Buchungslisten werden nie versendet oder übertragen.

    Was hier passiert ist

    Lesen, abgleichen, freigeben.

    Die Demo zeigt bei jedem Schritt, wer ihn übernimmt: die KI beim Lesen, feste Regeln beim Abgleichen, Sie bei der Freigabe.

    1. KI (simuliert)

      Gelesen und erkannt

      PDFs, ein Scan und E-Mails werden gelesen: Belegart, Absender, Bestellnummer, Mengen und Beträge – jedes Feld mit seiner Erkennungssicherheit. Die E-Rechnung im XML-Format wird direkt übernommen, dafür braucht es keine KI.

    2. Regel/Berechnung

      Abgeglichen und einsortiert

      Feste Regeln vergleichen Bestellung, Lieferschein und Rechnung Stück für Stück und legen jeden Beleg ins passende Fach. Liegt die Erkennung unter Ihrer Schwelle oder passt eine Menge nicht, geht er in Ihre Prüfung.

    3. Sie entscheiden

      Sie geben frei

      Sie halten eine Rechnung an oder geben sie begründet frei, bestätigen unsichere Angaben und entscheiden, was an die Buchhaltung geht. Rückfragen liegen als Entwurf bereit – versendet wird nichts.

    Ihr Einstieg Ich starte mit einem Belegtyp: Eingangsrechnungen werden mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen, und was nicht passt, kommt mit Begründung zu Ihnen – Lieferscheine, Kundenanfragen und Reklamationen folgen, wenn das im Alltag sitzt.

    Ablauf & Preise

    Aus der Praxis: Im Einkauf und in der Partnersteuerung müssen Bestellung, Lieferung und Abrechnung zusammenpassen – genau dort entstehen die Rückfragen, die hier sichtbar werden. Mehr über mich

    Ihr eigener Fall

    Und wie kommen Ihre Belege herein?

    Zwei kurze Fragen, beide freiwillig. Ihre Antworten, Ihr Ergebnis aus dem Aufwand-Rechner (falls berechnet) und – wenn Sie möchten – Ihre Entscheidungen aus der Demo gehen als Notiz ins Kontaktformular.

    Welche Belege kosten am meisten Zeit?mehrere möglich
    Welches Programm nutzen Sie für Buchhaltung oder Warenwirtschaft?eine Antwort

    Was mitgeht

    Vorschau ansehen
    Interesse: Belegeingang mit KI (Büro und Verwaltung)
Ihre Demo-Einstellung:
– Automatisch übernehmen ab 90 % (im Beispiel 6 automatisch, 3 zur Prüfung)
Hinweis: Fiktive Demo-Daten; diese Angaben beschreiben nur Ihr Interesse.

    Es wird nichts gesendet. Ihre Angaben erscheinen im Kontaktformular – dort sehen Sie alles und können es entfernen.

    Weitere Demos zum Ausprobieren

    Alle Demos im Überblick