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Ein Mitarbeiter prüft zwischen Kartons einen Lieferschein auf dem Tablet

KI-Integration

KI liest. Regeln prüfen. Sie entscheiden.

KI ist stark, wenn Rechnungen, Lieferscheine, E-Mails oder Sprachnotizen uneinheitlich sind. Rechnen, prüfen und planen erledigen klare Regeln verlässlicher und günstiger. Deshalb setze ich KI im Betrieb gezielt ein – in der Software, im Ablauf und auf der Website. Am Ende steht Ihre Freigabe.

Kostenloses ErstgesprächWo KI hilft

Einzeln beauftragbar – zum Beispiel nur eine KI-Automatisierung, etwa für den Belegeingang. Oder als Teil von Software, Ablauf und Website. Alle Einzelaufträge im Überblick

der österreichischen Unternehmen ab 10 Beschäftigten nutzten 2025 KI.

Die Frage ist also weniger, ob KI im Betrieb ankommt – sondern wo sie sich rechnet und wo nicht.

Quelle: Statistik Austria – IKT-Einsatz in Unternehmen

Der Grundsatz

Drei Rollen, klar getrennt.

Jeder Ablauf trennt, was KI übernimmt, was feste Regeln prüfen und was Sie entscheiden. Das macht Ergebnisse nachvollziehbar, hält laufende Kosten klein und lässt die Verantwortung dort, wo sie hingehört.

  1. KI

    KI liest

    Wo Daten uneinheitlich sind: Rechnungen in vielen Layouts, E-Mails in Umgangssprache, Sprachnotizen von der Baustelle, Fotos vom Typenschild. KI liest, ordnet zu und formuliert Entwürfe.

    • Rechnungen, Lieferscheine und Bestellungen auslesen
    • Anfragen in Alltagssprache verstehen
    • Entwürfe für Antworten und Berichte
  2. Regel/Berechnung

    Regeln prüfen

    Wo es ein Richtig und Falsch gibt: Preise vergleichen, Fristen überwachen, Kapazitäten rechnen, Pflichtfelder prüfen. Regeln arbeiten jedes Mal gleich und sind nachvollziehbar.

    • Schwellenwerte und Plausibilität
    • Kalkulation und Planung
    • Fristen und Freigabewege
  3. Mensch

    Sie entscheiden

    Wo es Gewicht hat: Preise, Zusagen, Freigaben, Personalfragen und alles, was ein Kunde von Ihnen persönlich erwartet. Die Software bereitet vor, Sie entscheiden.

    • Freigabe von Angeboten und Zahlungen
    • Ausnahmen und Kulanz
    • Alles mit Verantwortung

Wer übernimmt das?

Eine Lieferantenrechnung, vier Arbeitsschritte. So teilt eine gute Lösung die Arbeit auf.

Fiktives Beispiel

  1. „Teebutter 250 g · 2,49 €“ als Artikel „Butter“ erkennen

    KI liest

    Rechnungen kommen in jedem Layout und mit eigenen Bezeichnungen. Zuordnen ist Lesearbeit – dafür ist KI gemacht.

  2. Mit dem vereinbarten Preis von 2,29 € vergleichen

    Regel prüft

    Rechnen muss nachvollziehbar sein. Eine feste Regel macht das jedes Mal gleich – und ohne laufende KI-Kosten.

  3. Die Abweichung melden, wenn sie über Ihrer Schwelle liegt

    Regel prüft

    Wie viel Abweichung zu viel ist, legen Sie einmal fest. Danach prüft die Regel verlässlich – auch bei der hundertsten Rechnung.

  4. Rückfrage stellen, Alternative wählen oder den Preis akzeptieren

    Sie entscheiden

    Das hängt von Lieferant, Lage und Beziehung ab. Eine Entscheidung mit Gewicht – sie bleibt bei Ihnen.

  • Nachvollziehbar. Jedes Ergebnis lässt sich prüfen: Was hat die KI gelesen, welche Regel hat gegriffen, wer hat freigegeben?
  • Sparsam im Betrieb. KI kostet bei jeder Nutzung. Was feste Regeln erledigen, verursacht keine laufenden KI-Kosten.
  • Verantwortung bleibt bei Ihnen. Entscheidungen mit Gewicht trifft ein Mensch, der Ihren Betrieb und Ihre Kunden kennt.

Belege lesen

Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen: Hier nimmt KI besonders viel ab.

Belege kommen in jedem Layout – als PDF, Scan, Foto oder E-Mail. Genau da ist KI stark: Sie liest und ordnet zu. Ob Menge und Preis stimmen, prüfen Regeln. Was danach in Buchhaltung und Warenwirtschaft landet, geben Sie frei.

  • Eingangsrechnung

    KI liestLieferant, Rechnungsnummer, Beträge, Fälligkeit und Positionen – aus PDF, Scan oder Foto.

    Regel/Berechnung prüftAbgleich mit Bestellung und Lieferschein, Prüfung auf doppelte Rechnungen und geänderte Bankverbindung.

    DanachSie geben frei; die Buchhaltung bekommt den Beleg vollständig vorbereitet.

  • Lieferschein

    KI liestArtikel, Mengen und Chargen – auch handschriftliche Korrekturen, mit Angabe, wie sicher gelesen wurde.

    Regel/Berechnung prüftAbgleich mit der offenen Bestellung: passt, Teillieferung, Mehrmenge oder falscher Artikel.

    DanachPassende Positionen werden gebucht, Abweichungen klären Sie.

  • Bestellung per E-Mail

    KI liestKunde, Artikel, Mengen und Wunschtermin aus dem Mailtext oder dem Anhang.

    Regel/Berechnung prüftPrüfung von Lagerbestand, Kapazität und Preisliste.

    DanachDer Auftrag liegt als Entwurf bereit, Sie bestätigen ihn.

So läuft das mit Buchhaltung und Lager zusammen – zum Ausprobieren mit fiktiven Belegen:

Einsatzfelder

Wo KI hilft – nach Unternehmensbereich.

Von Einkauf bis Controlling: Wählen Sie einen Bereich und sehen Sie, wo KI den Kern einer Lösung bildet, wo sie eine Option ist – und wo klare Regeln reichen. In der Hebel-Landkarte ist KI bei 18 von 59 Hebeln der Kern und bei 30 eine Option; 11 kommen bewusst ohne KI aus.

Einkauf & Beschaffung

Preise, Lieferanten und Bestellungen laufend im Blick.

  • Preise bei jedem Wareneingang prüfen

    KI als Kern
    1. KI

      Liest Positionen aus PDF, Foto oder E-Mail und ordnet unterschiedliche Bezeichnungen Ihrem Artikel zu („Teebutter 250 g“ ist Butter).

    2. Regel/Berechnung

      Vergleich mit dem vereinbarten Preis, Schwellenwert, Einheiten- und Dublettenprüfung.

    3. Mensch

      Sie entscheiden: Rückfrage an den Lieferanten, Alternative wählen oder Preis akzeptieren.

    In der Demo ansehen

  • Wareneinsatz und Regionalität laufend berechnen

    KI als Kern
    1. KI

      Zieht Artikel und Herkunftsangaben aus Lieferscheinen und Rechnungen.

    2. Regel/Berechnung

      Wareneinsatz, Anteile nach Wert, Entfernung der Lieferanten. Was „regional“ heißt, legen Sie fest.

    3. Mensch

      Sie entscheiden über Rezepturen, Lieferanten und Verkaufspreise.

    In der Demo ansehen

  • Lieferantenangebote vergleichbar machen

    KI als Kern
    1. KI

      Liest Positionen, Mengen, Preise und Konditionen aus PDFs und Mails in unterschiedlichen Layouts.

    2. Regel/Berechnung

      Einheiten umrechnen, gleiche Positionen gegenüberstellen, Lücken und Ausreißer markieren.

    3. Mensch

      Sie vergleichen Qualität und Verlässlichkeit, verhandeln und vergeben den Auftrag.

  • Bestellvorschläge aus dem tatsächlichen Verbrauch

    KI als Option
    1. KI

      Optional: Prognose aus Verlauf, Saison und Wetter, wo der Verbrauch stark schwankt.

    2. Regel/Berechnung

      Mindestbestand, Bestellrhythmus, Lieferzeit und Gebindegrößen.

    3. Mensch

      Sie geben die Bestellung frei und passen sie bei Festen, Aktionen oder Sonderaufträgen an.

    In der Demo ansehen

  • Lieferanten und Partner nach Fakten bewerten

    KI als Option
    1. KI

      Optional: ordnet Reklamationen und Mails dem richtigen Lieferanten und Artikel zu.

    2. Regel/Berechnung

      Kennzahlen wie Termintreue, Reaktionszeit, Preisänderung und Reklamationsquote nach Ihren Kriterien.

    3. Mensch

      Sie verhandeln und entscheiden, mit wem Sie weiterarbeiten.

Die Einordnung beruht auf typischen Abläufen, nicht auf Messungen in Ihrem Betrieb.Hebel für Ihre Branche im Potenzial-Check

Ehrliche Grenzen

Wo KI nicht hingehört.

Nicht alles, was technisch geht, ist im Betrieb sinnvoll. Hier setze ich KI bewusst nicht ein – oder nur mit klaren Leitplanken.

Ein Mitarbeiter prüft in einem kleinen Laden Salat und Gemüse von Hand

  1. Rechnen, kalkulieren, Fristen überwachen

    Das erledigen Regeln verlässlicher und günstiger. Ein Preisvergleich braucht keine KI – nur einen sauberen Artikelstamm.

  2. Entscheidungen über Menschen

    KI, die Bewerbungen filtert, Aufgaben nach persönlichen Merkmalen verteilt oder Leistung bewertet, gilt im AI Act als Hochrisiko. Personalthemen laufen deshalb regelbasiert und nachvollziehbar.

    Quelle: AI Act, Erwägungsgrund 57 (Beschäftigung)

  3. Überwachung von Beschäftigten

    Ortung und ähnliche Kontrollmaßnahmen brauchen eine Betriebsvereinbarung oder die Zustimmung der Beschäftigten (§ 96 ArbVG, § 10 AVRAG). Die Lösungen kommen deshalb ohne Standortverfolgung aus.

    Quelle: DRdA infas 2023 – GPS-Tracking als mitbestimmungspflichtige Kontrollmaßnahme

  4. Versand ohne Freigabe

    Angebote, Mahnungen und Antworten an Kunden bereitet die KI vor. Was sie formuliert, geht erst nach Ihrer Freigabe hinaus.

  5. Sicherheitsrelevante Anweisungen

    Ein Wissensassistent hilft beim Finden. Bei Sicherheitsfragen gilt immer das freigegebene Originaldokument.

  6. Wenn die Grundlage fehlt

    KI ersetzt keinen gepflegten Artikelstamm und keine klaren Zuständigkeiten. Dann kommt zuerst der Ablauf, danach die Technik.

Daten & Recht

Mit Augenmaß und mit Regeln.

Diese Punkte plane ich in jedem Projekt mit KI von Anfang an ein – jeweils mit Quelle, damit Sie selbst nachlesen können.

Die 6 Punkte mit Quellen ansehen

Die rechtlichen Hinweise zeigen, welche Regeln eine Lösung berücksichtigt. Sie sind keine Rechtsberatung.

So führen wir KI ein

Fünf Schritte, einer davon für Ihr Team.

KI-Kompetenz ist kein Zusatz, sondern Teil jedes Projekts: Wer mit KI arbeitet, soll wissen, was sie kann, was nicht – und wie man ihre Ergebnisse prüft.

  1. Aufgabe klären

    Welcher Ablauf, welche Daten, welches Ergebnis? Und: Braucht es dafür überhaupt KI?

  2. Werkzeug wählen

    Business-Version, Daten im EWR, Auftragsverarbeitungsvertrag. Die laufenden Kosten schätze ich vorab und weise sie getrennt aus.

  3. Regeln einbauen

    Schwellenwerte, Pflichtfelder und Freigabewege prüfen KI-Ergebnisse auf Plausibilität; Unklares geht zur Freigabe.

  4. Team einweisen

    Eine kurze, praxisnahe Einweisung: was die KI kann, was nicht, und wie Ergebnisse geprüft werden (Art. 4 AI Act).

  5. Kennzeichnen, beobachten

    Wo Kunden mit KI schreiben, ist das erkennbar (Art. 50 AI Act). Was im Alltag nicht passt, wird nachjustiert.

Ausprobieren

KI im Einsatz – zum Ausprobieren.

Jede Demo zeigt die drei Rollen: Schritte mit „KI (simuliert)“ lesen und formulieren, „Regel/Berechnung“ rechnet und prüft, Sie entscheiden. Mit fiktiven Daten, direkt im Browser.

Fiktives Beispiel · KI-Assistent (Simulation)

Häufige Fragen

Bevor KI in Ihren Betrieb kommt.

Was hier fehlt, beantworte ich im Erstgespräch – an einem Beispiel aus Ihrem Betrieb.

Erfindet KI nicht manchmal etwas?

Das kann passieren. Deshalb prüfen feste Regeln definierte Merkmale und die Plausibilität, unklare Fälle landen bei Ihnen zur Entscheidung, und ein Wissensassistent nennt die Quelle seiner Antwort. Findet er in Ihren Unterlagen nichts Passendes, ist er so eingestellt, dass er das sagt, statt zu raten.

Wird die KI mit unseren Betriebsdaten trainiert?

Nein. Ich setze nur Business-Versionen von KI-Diensten ein, die Ihre Eingaben nicht zum Training verwenden und die Daten im EWR halten. Das prüfe ich vor dem Start in den Vertragsbedingungen des Dienstes – zusammen mit dem Auftragsverarbeitungsvertrag.

Wie nutzen wir ChatGPT & Co. im Betrieb datensparsam?

Am sichersten ist, was gar nicht erst eingegeben wird: Namen, Kundendaten und Interna nur, wenn die Aufgabe sie wirklich braucht – sonst weglassen oder unkenntlich machen. Sind personenbezogene Daten nötig, braucht es einen Dienst mit Auftragsverarbeitungsvertrag, geklärtem Speicherort und ohne Training mit Ihren Eingaben – oder ein lokales Modell im eigenen Netz. In frei zugänglichen Gratis-Versionen bleiben Namen und Zahlen draußen.

Wo KI fest in einen Ablauf eingebaut wird, wähle ich den Dienst danach aus und halte ihn schriftlich fest. Dazu gehört eine Einweisung Ihrer Leute, passend zur Anwendung – der AI Act verlangt, die KI-Kompetenz der Beschäftigten zu unterstützen. Was darüber hinaus nötig ist, klärt Ihre Datenschutzberatung.

Welche KI-Dienste verwenden Sie?

Das hängt von der Aufgabe ab – ein Dienst, der Lieferscheine gut liest, ist nicht automatisch der beste für Kundenanfragen. Ausschlaggebend sind Datenschutz, Qualität bei Ihren echten Belegen und ob es überhaupt KI braucht. Welchen Dienst ich vorschlage, steht schriftlich fest, bevor Sie etwas beauftragen.

Können wir mit einer einzelnen KI-Automatisierung beginnen?

Ja – gerade für kleinere Betriebe ist das ein überschaubarer Einstieg. Ein Belegeingang, der Rechnungen und Lieferscheine vorsortiert, oder ein Anfrage-Assistent für die Website lassen sich einzeln beauftragen – auch ohne neue Software rundherum. Die Automatisierung dockt an Ihre bestehenden Programme an, etwa an Buchhaltung oder Warenwirtschaft.

Brauchen wir dafür KI-Abos für alle Mitarbeiter?

Nein. In meinen Lösungen arbeitet die KI dort, wo sie gebraucht wird – im Hintergrund eines Ablaufs. Wer zusätzlich mit allgemeinen KI-Werkzeugen arbeiten möchte, bekommt klare Regeln und eine Einweisung, damit Betriebsdaten nicht in öffentlichen Diensten landen.

Kostenlos und unverbindlich

Wo würde KI Ihnen Arbeit abnehmen?

Bringen Sie einen Ablauf mit, bei dem viel gelesen, sortiert oder abgetippt wird. Sie erfahren, ob KI dort hilft – oder ob klare Regeln reichen.

DigitalPer Video oder Telefon – ohne Anfahrt, mit geteiltem Bildschirm, wenn es hilft.Vor OrtNach Rücksprache direkt in Ihrem Betrieb – dort, wo die Arbeit passiert.