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Zwei Handwerker besprechen in einem Rohbau etwas auf einem Tablet

Bereich · Vertrieb, Angebote & Anfragen

Schneller anbieten, richtig kalkulieren, nichts liegen lassen.

Anfragen kommen über viele Kanäle, kalkulieren kann oft nur der Chef – also bleiben Angebote liegen. Software mit KI sammelt Anfragen an einem Ort, erstellt einen Angebotsentwurf nach Ihrem Kalkulationsschema und vergleicht in der Nachkalkulation Angebot und tatsächlichen Aufwand.

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Kennen Sie das?

Typische Situationen

Beispielhafte Ausgangslagen im Bereich Angebote & Anfragen – frei formuliert, keine Kundenzitate. Jede führt zu dem Hebel, der dort ansetzt.

Hebel

Was hier von selbst laufen kann – und was bei Ihnen bleibt.

10 Hebel im Bereich Vertrieb, Angebot & Kalkulation sowie Auftragsabwicklung & Kundenkommunikation: was die Lösung tut, wer was übernimmt und woran Sie die Wirkung merken.

  1. Alle Anfragen an einem Ort, vorsortiert

    mit KI

    Anfragen aus Telefonnotiz, E-Mail, Webformular und Messenger landen in einer Liste. Anliegen, Kunde, Dringlichkeit und Wunschtermin werden erkannt, ein Antwortentwurf liegt bereit.

    HauptnutzenKundenzufriedenheit · Zeit

    Kleinster sinnvoller Einstieg · Größe: KleinEin gemeinsames Anfragepostfach mit Kategorien und Antwortvorlagen für die fünf häufigsten Anliegen.

    Wer was übernimmt und wie es wirkt
    • KI liest

      Versteht Freitext und Umgangssprache, erkennt Anliegen und Daten, schreibt Antwortentwürfe.

    • Regeln prüfen

      Zuständigkeit, Fristen und Erinnerung bei unbeantworteten Anfragen.

    • Sie entscheiden

      Sie oder Ihr Team prüfen und senden; nichts geht automatisch hinaus.

    Beispielszenario · Kfz-Werkstatt„Bräucht die Winterreifen drauf, Pickerl wär auch fällig“ wird zu einer Terminanfrage mit zwei Leistungen.

    So wirkt es

    • KundenzufriedenheitHauptnutzen

      Kunden bekommen schneller eine Antwort, und Anfragen gehen seltener im Postfach verloren.

    • ZeitHauptnutzen

      Weniger Suchen in Postfächern und auf Zetteln; jede Antwort beginnt mit einem Entwurf.

    • DeckungsbeitragZusatznutzen

      Weniger verlorene Anfragen bedeuten mehr Aufträge aus derselben Nachfrage.

    • Entlastung der MitarbeiterZusatznutzen

      Telefon- und Mail-Ping-Pong nimmt ab, Zuständigkeiten sind klar.

    Gut zu wissen

    Die rechtlichen Hinweise zeigen, welche Regeln eine Lösung berücksichtigt. Sie sind keine Rechtsberatung.

    Passende Demo ausprobieren: Werkstatttag

  2. Angebotsentwurf direkt aus der Anfrage

    mit KI

    Anfragen per Mail, Formular oder mit Foto werden gelesen, fehlende Angaben markiert und ein Angebotsentwurf nach Ihrem Kalkulationsschema erstellt. Sie prüfen, ändern und geben frei.

    HauptnutzenZeit

    Kleinster sinnvoller Einstieg · Größe: MittelKalkulationsschema und Angebotsvorlage für Ihre häufigste Auftragsart in einer kleinen Web-App.

    Wer was übernimmt und wie es wirkt
    • KI liest

      Liest Anfragetext, Aufmaßliste und das Schriftfeld einer Zeichnung, formuliert Rückfragen und den Angebotstext.

    • Regeln prüfen

      Ihr Kalkulationsschema: Material, Stundensätze, Zuschläge und Marge.

    • Sie entscheiden

      Preis, Machbarkeit und Freigabe bleiben bei Ihnen; nichts geht automatisch hinaus.

    Beispielszenario · Metallbau & FertigungAus Anfragetext und Schriftfeld der Zeichnung werden Material, Stückzahl und Wunschtermin übernommen; Biegungen und Beschichtung wählen Sie im Kalkulationsschema.

    So wirkt es

    • ZeitHauptnutzen

      Abtippen, Nachrechnen und Formulieren werden weniger; Sie prüfen einen Entwurf, statt bei null zu beginnen.

    • KundenzufriedenheitZusatznutzen

      Kunden bekommen schneller eine verbindliche Antwort, während sie noch vergleichen.

    • DeckungsbeitragZusatznutzen

      Ein einheitliches Kalkulationsschema hilft, unter Zeitdruck nicht zu knapp zu kalkulieren.

    • Entlastung der MitarbeiterZusatznutzen

      Kalkulieren hängt nicht mehr allein am Chef; Abende im Büro werden seltener.

    Passende Demo ausprobieren: Anfrage-Assistent

  3. Offene Angebote rechtzeitig nachfassen

    Offene Angebote bekommen automatisch eine Wiedervorlage. Zur passenden Zeit liegt ein Nachfass-Entwurf bereit, und Sie sehen, welche Angebote mit welchem Wert noch offen sind.

    HauptnutzenTransparenz

    Kleinster sinnvoller Einstieg · Größe: KleinAlle offenen Angebote in eine Liste mit Status und Wiedervorlage, auch als Ablöse einer Excel-Tabelle.

    Wer was übernimmt und wie es wirkt
    • KI (optional)

      Formuliert einen persönlichen Nachfass-Entwurf aus Angebot und bisheriger Korrespondenz.

    • Regeln prüfen

      Fristen, Wiedervorlage, Status und Gültigkeit der Angebote.

    • Sie entscheiden

      Sie entscheiden, ob, wann und wie nachgefasst wird; versendet wird nur nach Freigabe.

    Beispielszenario · Gastronomie & HotellerieAngebote für Hochzeiten und Firmenfeiern werden nach einer Woche nachgefasst, bevor der Termin anderweitig vergeben ist.

    So wirkt es

    • TransparenzHauptnutzen

      Das offene Angebotsvolumen ist jederzeit sichtbar, wichtig für Auslastung und Planung.

    • DeckungsbeitragZusatznutzen

      Aufträge, die sonst still verloren gingen, kommen noch zustande, weil rechtzeitig nachgefragt wird.

    • KundenzufriedenheitZusatznutzen

      Kunden erleben, dass sich jemand um ihre Anfrage kümmert.

  4. Nachkalkulation: Was hat der Auftrag wirklich gebracht?

    Ist-Stunden, Material und Fremdleistungen werden je Auftrag dem Angebot gegenübergestellt. Sie sehen, welche Auftragsarten Geld bringen und wo regelmäßig zu knapp kalkuliert wird.

    HauptnutzenDeckungsbeitrag · Transparenz

    Kleinster sinnvoller Einstieg · Größe: MittelFür eine Auftragsart die letzten 20 Aufträge Soll gegen Ist stellen, oft genügt ein Export aus vorhandenen Programmen.

    Wer was übernimmt und wie es wirkt
    • KI (optional)

      Ordnet Belege und Zeitbuchungen mit unklarer Bezeichnung dem richtigen Auftrag zu.

    • Regeln prüfen

      Soll-Ist-Vergleich und Deckungsbeitrag je Auftrag und Auftragsart.

    • Sie entscheiden

      Sie ziehen die Schlüsse für Preise, Angebote und Abläufe.

    Beispielszenario · Bau & BaunebengewerbeRegiestunden und Material je Baustelle laufen gegen das Angebot; offene Nachträge werden sichtbar.

    So wirkt es

    • DeckungsbeitragHauptnutzen

      Verlustbringer werden sichtbar und lassen sich neu kalkulieren oder bewusst ablehnen.

    • TransparenzHauptnutzen

      Der Deckungsbeitrag je Auftrag liegt laufend vor, nicht erst mit dem Jahresabschluss.

    • KostenZusatznutzen

      Wiederkehrende Mehrstunden zeigen, wo im Ablauf Zeit verloren geht.

  5. Kunden wissen, wo ihr Auftrag steht

    Bei Statuswechseln wie „Material da“, „Termin fix“, „Fahrzeug fertig“ oder „Ware unterwegs“ bekommen Kunden automatisch eine kurze Nachricht oder sehen den Stand über einen Link. Die „Wie schaut’s aus?“-Anrufe werden weniger.

    HauptnutzenKundenzufriedenheit

    Kleinster sinnvoller Einstieg · Größe: KleinDrei Statusmeldungen für die häufigste Auftragsart, ausgelöst aus Ihrer bestehenden Auftragsliste.

    Wer was übernimmt und wie es wirkt
    • Ohne KI

      Regeln und Algorithmen reichen. Das ist verlässlicher und im Betrieb günstiger.

    • Regeln prüfen

      Statuswechsel lösen Nachrichten nach festen Vorlagen aus.

    • Sie entscheiden

      Sie legen fest, welche Information wann hinausgeht; heikle Fälle meldet ein Mensch persönlich.

    Beispielszenario · Kfz-Werkstatt„Ihr Auto ist fertig, abholbereit ab 16 Uhr“ geht automatisch hinaus, sobald der Auftrag abgeschlossen ist.

    So wirkt es

    • KundenzufriedenheitHauptnutzen

      Kunden müssen nicht nachfragen und können selbst planen.

    • ZeitZusatznutzen

      Weniger Anrufe zum Stand der Dinge unterbrechen die Arbeit.

    • Entlastung der MitarbeiterZusatznutzen

      Büro und Werkstatt werden seltener aus der Arbeit gerissen.

Weitere Hebel in diesem Bereich

  • mit KI

    Verkaufspreise mitziehen, wenn Einkaufspreise steigen

    Ändern Lieferanten ihre Preise, berechnet das System die Auswirkung auf Ihre Marge und schlägt neue Verkaufspreise nach Ihrer Kalkulationsregel vor. Nach Freigabe gehen sie an Warenwirtschaft, Kasse oder Webshop.

    HauptnutzenDeckungsbeitrag

    ZusatznutzenZeitTransparenz

    Demo: Einkauf mit KI

  • Stammkunden, die leiser werden, früh erkennen

    Aus dem Bestell- oder Besuchsverlauf erkennt das System, welche Kunden seltener kommen oder weniger bestellen, und schlägt eine Kontaktaufnahme vor, bevor der Kunde still wechselt.

    HauptnutzenTransparenz

    ZusatznutzenDeckungsbeitragKundenzufriedenheit

  • Termine online buchen, passend zu Ihrer Kapazität

    Kunden wählen online einen freien Termin, der zu Leistung, Dauer und Ihren Ressourcen passt, etwa Hebebühne, Monteur oder Tisch. Bestätigung und Erinnerung gehen automatisch hinaus.

    HauptnutzenKundenzufriedenheit

    ZusatznutzenZeitDeckungsbeitrag

    Demo: Werkstatttag

  • Vom Auftrag zur Rechnung ohne Abtippen

    Ein Auftrag wird einmal erfasst und läuft dann durch: Auftragsbestätigung, Arbeitsschein und Lieferschein entstehen aus denselben Daten, die Ausgangsrechnung direkt aus dem Lieferschein oder der erfassten Leistung.

    HauptnutzenZeit

    ZusatznutzenQualitätLiquidität

  • Rückmeldungen nach dem Auftrag systematisch einholen

    Nach Abschluss bekommt jeder Kunde eine kurze Rückfrage. Kritik landet sofort bei der zuständigen Person, und alle Kunden werden gleichermaßen zur Online-Bewertung eingeladen.

    HauptnutzenKundenzufriedenheit

    ZusatznutzenQualitätTransparenz

Haupt- und Zusatznutzen sind Einschätzungen aus typischen Abläufen, keine Messwerte. Wie groß die Wirkung in Ihrem Betrieb ist, hängt von der Ausgangslage ab. Beispiele sind fiktive Szenarien.

Ein Ablauf, drei Teile

So greifen Software, Abläufe und Auftritt ineinander.

Ein Beispiel von der Anfrage bis zur Nachkalkulation:

  1. Auftritt

    Anfrage

    Der Anfrage-Assistent auf Ihrer Website fragt nach, was für ein Angebot noch fehlt.

  2. KI

    Entwurf

    Die Angaben werden gelesen und in Ihr Kalkulationsschema übernommen; ein Angebotsentwurf liegt bereit.

  3. Ablauf

    Nachfassen

    Offene Angebote bekommen eine Wiedervorlage mit Datum und Zuständigkeit.

  4. Software

    Nachkalkulieren

    Nach dem Auftrag stehen Angebot und tatsächlicher Aufwand nebeneinander.

Nach Branche

So sieht es in Ihrer Branche aus.

Dieselben Hebel, andere Betriebe: je Branche ein fiktives Beispielszenario – mit Link zur Seite Ihrer Branche.

  • Tischlerei & Möbelbau

    Aus Aufmaß und Kundenwunsch entstehen Stückliste und Angebotstext für die Einbauküche.

    Angebotsentwurf direkt aus der Anfrage

  • Haustechnik & Elektro

    Heizungstausch: Anlagendaten und Fotos werden zum Angebotsentwurf mit aktuellen Materialpreisen.

    Angebotsentwurf direkt aus der Anfrage

  • Kfz-Werkstatt

    Servicekunden, deren letzter Besuch deutlich länger her ist als üblich, erscheinen auf einer Rückrufliste.

    Stammkunden, die leiser werden, früh erkennen

  • Handel & Großhandel

    Angebote an Gewerbekunden laufen mit Gültigkeitsdatum und Erinnerung.

    Offene Angebote rechtzeitig nachfassen

  • Logistik & Transport

    Auftragsmails werden zu Auftragsentwürfen mit Ladestelle, Zeitfenster und Paletten.

    Alle Anfragen an einem Ort, vorsortiert

  • Reinigung & Facility

    Aus Flächen und Intervallen der Objektaufnahme wird das Reinigungsangebot.

    Angebotsentwurf direkt aus der Anfrage

  • Bäckerei & Lebensmittel

    Ein Hotel bestellt seit drei Wochen weniger Gebäck: Die Vertriebsleitung bekommt einen Hinweis.

    Stammkunden, die leiser werden, früh erkennen

  • Gastronomie & Hotellerie

    Reservierungs- und Feieranfragen aus Mail und Website landen mit Datum, Personenzahl und Wünschen in einer Liste.

    Alle Anfragen an einem Ort, vorsortiert

Ausprobieren

Demo: Anfrage-Assistent ausprobieren

Mit fiktiven Daten, im Browser, ohne Anmeldung.

Ein Tischler skizziert an der Werkbank, daneben ein aufgeklappter LaptopFiktives Beispiel
Tischlerei, Möbel- & Metallbauca. 2 Min.

Anfrage-Assistent

Was Ihre Website schon vor dem ersten Gespräch klärt.

Ein Kunde beschreibt sein Vorhaben in eigenen Worten. Der Assistent füllt daraus den Konfigurator, stellt höchstens zwei Rückfragen und übergibt eine vollständige Anfrage.

Das können Sie ausprobieren

  1. Eine Anfrage in eigenen Worten schreiben
  2. Sehen, was erkannt, angenommen oder noch offen ist
  3. Die Anfrage als Auftrag in den Betrieb übernehmen

Wirkt auf

  • Kundenzufriedenheit
  • Zeit
  • Deckungsbeitrag
Demo starten
Fiktives Beispielszenario

Metallbau & Lohnfertigung

Von der Zeichnung zum Angebot – mit Blick auf die Auslastung

Ausgangslage

„Jede Woche kommt ein Stapel Anfragen mit Zeichnung. Richtig kalkulieren kann nur der Chef, und bis das Angebot draußen ist, hat der Kunde oft schon woanders bestellt.“

Lösung
So wird es gelöst

  • Software: Kalkulation mit aktuellen Materialpreisen und Stundensätzen, Liefertermin aus der Auslastung der Werkstatt.

  • Ablauf: Jede Anfrage wird ein Vorgang mit Wiedervorlage, damit kein Angebot liegen bleibt.

  • Auftritt: Anfrageformular, das Material, Stückzahl und Zeichnung gleich mitnimmt.

  • KI: Liest Maße und Material aus der Anfrage und findet ähnliche frühere Aufträge.

Wirkung

  • Zeit: Das Erstangebot ist schneller beim Kunden, weil weniger abgetippt und in alten Aufträgen gesucht wird.

  • Deckungsbeitrag: Eine einheitliche Kalkulation mit aktuellen Materialpreisen schützt die Marge.

  • Entlastung: Das Kalkulationswissen des Chefs ist festgehalten und für andere nutzbar.

Zur Demo: Leitstand FertigungÄhnlichen Fall besprechen

  • Verbunden statt ersetzt

    Ihr Warenwirtschafts- oder Rechnungsprogramm bleibt; Anfragen und Angebotsentwürfe werden dorthin übergeben.

    So funktioniert die Anbindung

  • So fangen Sie an

    Prozess-Check für Ihre Digitalisierung ab 590 €, Pilot ab 2.490 € inklusive Check – jeweils zum Fixpreis, netto zzgl. 20 % USt.

    Ablauf & Preise

Häufige Fragen

Fragen zu Angeboten & Anfragen.

Ihre Frage ist nicht dabei? Im kostenlosen Erstgespräch ist Platz dafür.

Kann man Angebote mit KI erstellen?

Einen Entwurf, ja: Aus Anfragetext, Aufmaß, Fotos oder Zeichnung übernimmt die KI Mengen, Maße und Wünsche und setzt sie in Ihr Kalkulationsschema ein. Preise und Zuschläge kommen aus Ihren Regeln, nicht aus der KI. Bevor etwas hinausgeht, prüfen und geben Sie frei.

Wie landen Anfragen aus E-Mail, Telefon und Website an einem Ort?

E-Mails und Website-Formulare laufen in eine gemeinsame Liste, Telefonnotizen werden kurz erfasst. Die KI erkennt Anliegen, Termin- oder Preiswunsch und fehlende Angaben und sortiert vor. So sieht jeder im Team, was offen ist und wer sich kümmert.

Was bringt eine Nachkalkulation, und woher kommen die Zahlen?

Sie zeigt, ob Arbeitszeit und Material so angefallen sind wie kalkuliert und wo regelmäßig etwas fehlt – etwa bei Sonderanfertigungen oder der Montage. Die Zahlen kommen aus Zeiterfassung, Materialentnahme und Eingangsrechnungen, die ohnehin vorhanden sind. Daraus lernt die nächste Kalkulation.

Wann sollte man ein Angebot nachfassen?

Das hängt von Branche und Auftragswert ab, deshalb legen Sie die Regel fest – etwa nach einer bestimmten Zahl von Tagen oder vor Ablauf der Gültigkeit. Die Lösung erinnert rechtzeitig und bereitet einen persönlichen Nachfass-Entwurf vor, den Sie anpassen und abschicken.

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Kostenlos und unverbindlich

Welches Angebot liegt bei Ihnen gerade?

Bringen Sie eine typische Anfrage und Ihr Kalkulationsschema mit. Im Erstgespräch sehen wir, welcher Teil davon als Entwurf vorbereitet werden kann.

DigitalPer Video oder Telefon – ohne Anfahrt, mit geteiltem Bildschirm, wenn es hilft.Vor OrtNach Rücksprache direkt in Ihrem Betrieb – dort, wo die Arbeit passiert.