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Ein Fahrer und ein Kollege besprechen vor einem Lkw die Lieferpapiere

Branche · Logistik & Transport

Spedition und Transport: vom Auftragsmail bis zum Zustellnachweis.

Aufträge kommen als Mail mit PDF, Abliefernachweise als Foto im Messenger – und die Rechnung entsteht Tage später. Software für Spedition und Frächter legt mit KI aus Auftragsmails Auftragsentwürfe an, plant Touren nach Zeitfenster und Laderaum und erstellt aus dem Abliefernachweis die Rechnung. Ihre Speditionssoftware bleibt angebunden.

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Passende Bereiche

Kennen Sie das?

Typische Situationen

Beispielhafte Ausgangslagen aus dem Betriebsalltag – frei formuliert, keine Kundenzitate. Darunter jeweils, wie der Ablauf mit einer passenden Lösung aussehen kann.

  • Ein Kunde überweist zwanzig Frachtrechnungen mit einer einzigen Zahlung, und das Büro sucht zusammen, was dazugehört.

    So kann es laufen

    Ein Kunde bezahlt zwanzig Frachtrechnungen mit einer Überweisung; die Zuordnung wird vorgeschlagen, Differenzen sind markiert.

    Zahlungen automatisch den offenen Rechnungen zuordnenMehr zu Buchhaltung & Belegen

  • Bei einem Transportschaden sammeln wir die Fotos aus mehreren Messenger-Chats, bevor die Versicherung etwas bekommt.

    So kann es laufen

    Transportschäden mit Foto vom Fahrer werden für Kunde und Versicherung sauber dokumentiert.

    Reklamationen bündeln und Ursachen findenMehr zu Qualität & Reklamation

  • Welcher Subfrächter pünktlich ist und welcher Schäden macht, weiß der Disponent – aufgeschrieben ist es nirgends.

    So kann es laufen

    Subfrächter werden nach Pünktlichkeit und Schadensfällen bewertet.

    Lieferanten und Partner nach Fakten bewertenMehr zu Einkauf & Beschaffung

Hebel

Wo Software und KI bei Ihnen ansetzen.

Typische Engpässe dieser Branche und wo eine Lösung ansetzt – jeweils mit Beispiel, Wirkung und dem kleinsten sinnvollen Einstieg.

  1. mit KI

    Auftragsmails werden zu Transportaufträgen

    BeispielszenarioAuftragsmails werden zu Auftragsentwürfen mit Ladestelle, Zeitfenster und Paletten.

    So wirkt es: Aus Mail und PDF wird ein prüfbarer Auftragsentwurf. Kunden bekommen schneller eine Bestätigung, und Aufträge bleiben seltener im Postfach liegen.

    HauptnutzenKundenzufriedenheitZeit

    ZusatznutzenDeckungsbeitragEntlastung

    Kleinster sinnvoller EinstiegEin Auftragspostfach, in dem aus den Mails Ihres größten Kunden Auftragsentwürfe entstehen.

    Mehr zu Angeboten & Anfragen

  2. Touren nach Zeitfenster und Laderaum

    BeispielszenarioStückgut für 40 Empfänger wird auf drei Lkw verteilt; Zeitfenster und Ladegewicht passen.

    So wirkt es: Touren werden gebündelt; Umwege und Leerfahrten fallen schon beim Planen auf.

    HauptnutzenKosten

    ZusatznutzenKundenzufriedenheitZeitEntlastung

    Kleinster sinnvoller EinstiegTourvorschlag für einen Liefertag, zuerst neben der heutigen Planung zum Vergleich.

    Mehr zu Warenwirtschaft & Lager

  3. Zustellnachweis mit Foto, Rechnung ohne Warten

    BeispielszenarioAbliefernachweis und Auftrag ergeben die Rechnung am selben Tag.

    So wirkt es: Daten werden einmal erfasst statt in Excel, Word und Buchhaltung doppelt.

    HauptnutzenZeit

    ZusatznutzenQualitätLiquidität

    Kleinster sinnvoller EinstiegDen Ablauf einer Auftragsart vom Eingang bis zur Rechnung aufzeichnen und die erste Doppelerfassung ersetzen.

    Mehr zu Angeboten & Anfragen

  4. Was sich je Kunde und Relation trägt

    BeispielszenarioDeckungsbeitrag je Kunde und Relation: Der kleine Stammkunde mit langen Wartezeiten an der Rampe rechnet sich anders als gedacht.

    So wirkt es: Frachtpreise, Standgeld-Regeln und Relationen lassen sich gezielt dort anpassen, wo der Beitrag nicht passt.

    HauptnutzenDeckungsbeitragTransparenz

    Kleinster sinnvoller EinstiegRangliste der 20 größten Kunden nach Deckungsbeitrag je Relation, aus vorhandenen Exporten.

    Mehr zu Kennzahlen & Controlling

  5. Fristen für Fahrzeuge und Fahrer im Blick

    BeispielszenarioPrüffristen, Tachografen-Termine und Reifenwechsel der Flotte erscheinen rechtzeitig.

    So wirkt es: Fristen und Kosten aller Fahrzeuge stehen in einer Übersicht statt in drei Listen.

    HauptnutzenTransparenz

    ZusatznutzenKostenZeit

    Kleinster sinnvoller EinstiegFahrzeugliste mit Fristen und Erinnerungen, Werkstattrechnungen werden zugeordnet.

    Mehr zu Service & Wartung

Nicht nur für diese Branche: Die meisten dieser Hebel passen in jeden Betrieb mit ähnlichen Abläufen. Die Beispiele hier sind auf Ihre Branche zugeschnitten – nach Unternehmensbereich sortiert finden Sie alles unter Lösungen nach Bereich.

Haupt- und Zusatznutzen sind Einschätzungen aus typischen Abläufen, keine Messwerte. Wie groß die Wirkung in Ihrem Betrieb ist, hängt von der Ausgangslage ab. Beispiele sind fiktive Szenarien.

Ohne Standortverfolgung: Die Planung arbeitet mit Aufträgen, Zeitfenstern und Laderaum – Fahrerinnen und Fahrer werden nicht geortet.

Ein Ablauf, drei Teile

So greifen Software, Abläufe und Auftritt ineinander.

Ein Beispiel vom Auftragsmail bis zur Rechnung am selben Tag:

  1. KI

    Auftragsmail

    Ein Auftrag kommt als Mail mit PDF; Ladestelle, Zeitfenster und Paletten werden zum Auftragsentwurf.

  2. Software

    Disposition

    Die Tourenplanung verteilt die Sendungen nach Zeitfenster und Laderaum; der Disponent gibt frei.

  3. Auftritt

    Empfänger informiert

    Empfänger bekommen ein Zeitfenster und nach der Zustellung die Bestätigung mit Foto.

  4. Ablauf

    Abrechnen

    Abliefernachweis und Auftrag ergeben die Rechnung am selben Tag statt am Monatsende.

Beispiel

Fallbeispiel: vom Auftragsmail bis zum Zustellnachweis

Erfundener Betrieb, typischer Ablauf – so könnte es bei Ihnen aussehen.

Fiktives Beispielszenario

Logistik & Transport

Vom Auftragsmail bis zum Zustellnachweis

Ausgangslage

„Die Disponenten tippen Aufträge aus Mails ab, die Fahrer bringen Lieferscheine zerknittert zurück – und Kunden rufen an, um zu fragen, wo ihre Ware ist.“

Lösung
So wird es gelöst

  • Software: Dispo-Board mit Kapazitätsregeln, Tourvorschlag und Fahrer-App.

  • Ablauf: Abliefernachweis mit Foto und Unterschrift statt Papierlauf zurück ins Büro.

  • Auftritt: Statusseite für Kunden: übernommen, unterwegs, zugestellt – ohne Standortdaten der Fahrer.

  • KI: Liest Ladestelle, Zeitfenster und Paletten aus formlosen Auftragsmails.

Wirkung

  • Zeit: Aufträge entstehen ohne Abtippen, Rückfragen zu fehlenden Angaben gehen sofort hinaus.

  • Kundenzufriedenheit: Kunden sehen den Status selbst, statt anrufen zu müssen.

  • Liquidität: Zustellnachweise liegen am selben Tag vor, die Rechnung kann früher hinaus.

Ähnlichen Fall besprechenPotenzial-Check für diese Branche

  • Verbunden statt ersetzt

    Ihre Speditionssoftware bleibt; Auftragseingang, Nachweise und Rechnung werden angebunden.

    So funktioniert die Anbindung

  • So fangen Sie an

    Prozess-Check für Ihre Digitalisierung ab 590 €, Pilot ab 2.490 € inklusive Check – jeweils zum Fixpreis, netto zzgl. 20 % USt.

    Ablauf & Preise

Häufige Fragen

Fragen zu Logistik & Transport.

Ihre Frage ist nicht dabei? Im kostenlosen Erstgespräch ist Platz dafür.

Wie kommt der Abliefernachweis ohne Umweg zur Rechnung?

Der Fahrer fotografiert den unterschriebenen Nachweis oder lässt am Handy unterschreiben. Nachweis und Auftrag werden automatisch zusammengeführt, und daraus entsteht ein Rechnungsentwurf, den das Büro prüft und freigibt – ohne Papier, das erst Tage später im Büro ankommt.

Wie werden Auftragsmails automatisch zu Transportaufträgen?

Die KI liest Mailtext und Anhänge, erkennt Lade- und Entladestelle, Zeitfenster, Paletten und Gewicht und legt einen Auftragsentwurf an. Die Disposition prüft und übernimmt. Fehlt eine Angabe, wird sie markiert statt geraten.

Welche Touren und Relationen rechnen sich wirklich?

Der Erlös je Tour wird Kilometern, Maut, Fahrerstunden und Wartezeiten gegenübergestellt. So zeigt sich, was je Kunde und Relation übrig bleibt – auch beim kleinen Stammkunden mit langen Wartezeiten an der Rampe.

Wie behalten wir Prüffristen von Fahrzeugen und Bescheinigungen der Fahrer im Blick?

Prüftermine, Tachografen-Termine, Reifenwechsel und Bescheinigungen wie ADR werden mit Ablaufdatum geführt und melden sich rechtzeitig – statt in einer Liste zu stehen, die nur eine Person kennt.

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Kostenlos und unverbindlich

Wie kommt ein Transportauftrag bei Ihnen ins System?

Schicken Sie mir ein anonymisiertes Auftragsmail. Im Erstgespräch zeige ich, welche Angaben sich daraus von selbst übernehmen lassen.

DigitalPer Video oder Telefon – ohne Anfahrt, mit geteiltem Bildschirm, wenn es hilft.Vor OrtNach Rücksprache direkt in Ihrem Betrieb – dort, wo die Arbeit passiert.