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Frisches Gemüse an einem Marktstand mit handgeschriebenen Preistafeln

Bereich · Einkauf & Beschaffung

Einkauf mit Überblick: Preise, Lieferanten, Bestellungen.

Lieferanten drehen an den Preisen, Angebote kommen in fünf Formaten, und bestellt wird, wenn das Regal leer ist. Den Einkauf zu digitalisieren heißt: Software mit KI vergleicht jede Rechnungsposition mit dem vereinbarten Preis, macht Angebote vergleichbar und schlägt Bestellungen aus dem tatsächlichen Verbrauch vor. Entscheiden und bestellen bleibt bei Ihnen.

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Kennen Sie das?

Typische Situationen

Beispielhafte Ausgangslagen im Bereich Einkauf & Beschaffung – frei formuliert, keine Kundenzitate. Jede führt zu dem Hebel, der dort ansetzt.

Hebel

Was hier von selbst laufen kann – und was bei Ihnen bleibt.

5 Hebel im Bereich Einkauf & Beschaffung: was die Lösung tut, wer was übernimmt und woran Sie die Wirkung merken.

  1. Preisänderungen beim Wareneingang erkennen

    mit KI

    Lieferantenrechnungen und Preislisten werden eingelesen und jede Position mit dem vereinbarten oder letzten Preis verglichen. Abweichungen über Ihrem Schwellenwert landen als Hinweis bei Ihnen, beim Wareneingang statt Monate später.

    HauptnutzenKosten

    Kleinster sinnvoller Einstieg · Größe: KleinPreiswächter für Ihre 20 wichtigsten Artikel bei zwei bis drei Lieferanten.

    Wer was übernimmt und wie es wirkt
    • KI liest

      Liest Positionen aus PDF, Foto oder E-Mail und ordnet unterschiedliche Bezeichnungen Ihrem Artikel zu („Teebutter 250 g“ ist Butter).

    • Regeln prüfen

      Vergleich mit dem vereinbarten Preis, Schwellenwert, Einheiten- und Dublettenprüfung.

    • Sie entscheiden

      Sie entscheiden: Rückfrage an den Lieferanten, Alternative wählen oder Preis akzeptieren.

    Beispielszenario · Gastronomie & HotellerieButter, Obers und Fleisch von sechs Lieferanten: Preisänderungen fallen bei der Rechnungsprüfung auf, nicht erst beim Jahresabschluss.

    So wirkt es

    • KostenHauptnutzen

      Preiserhöhungen und Fehlverrechnungen fallen beim Wareneingang auf, solange Rückfrage, Reklamation oder Lieferantenwechsel noch möglich sind.

    • DeckungsbeitragZusatznutzen

      Steigende Einkaufspreise werden sichtbar, bevor sie die Marge Ihrer Produkte unbemerkt schmälern.

    • ZeitZusatznutzen

      Rechnungszeilen müssen nicht mehr händisch mit Preislisten abgeglichen werden.

    • TransparenzZusatznutzen

      Die Preisentwicklung je Artikel und Lieferant liegt auf Knopfdruck vor.

    Passende Demo ausprobieren: Einkauf mit KI

  2. Lieferantenangebote vergleichbar machen

    mit KI

    Angebote in unterschiedlichen Formaten werden ausgelesen und in eine gemeinsame Vergleichstabelle gebracht, mit gleichen Positionen, Einheiten und Konditionen. Fehlende Positionen werden markiert.

    HauptnutzenZeit

    Kleinster sinnvoller Einstieg · Größe: KleinVergleichstabelle für eine wiederkehrende Beschaffung, etwa Fenster, Bleche oder Getränke.

    Wer was übernimmt und wie es wirkt
    • KI liest

      Liest Positionen, Mengen, Preise und Konditionen aus PDFs und Mails in unterschiedlichen Layouts.

    • Regeln prüfen

      Einheiten umrechnen, gleiche Positionen gegenüberstellen, Lücken und Ausreißer markieren.

    • Sie entscheiden

      Sie vergleichen Qualität und Verlässlichkeit, verhandeln und vergeben den Auftrag.

    Beispielszenario · Bau & BaunebengewerbeFünf Angebote für Fenster in fünf Formaten landen in einer Tabelle mit gleichen Positionen.

    So wirkt es

    • ZeitHauptnutzen

      Positionen aus mehreren Angeboten müssen nicht mehr händisch in Excel übertragen werden.

    • KostenZusatznutzen

      Unterschiede bei Preisen, Mengen und Nebenkosten werden sichtbar, bevor Sie vergeben.

    • TransparenzZusatznutzen

      Die Vergabeentscheidung ist nachvollziehbar dokumentiert.

  3. Bestellvorschläge aus dem tatsächlichen Verbrauch

    Aus Verbrauch, Bestand, Mindestmengen und Lieferzeiten entsteht ein Bestellvorschlag je Lieferant. Sie prüfen und geben frei, statt jede Bestellung von Grund auf zusammenzustellen.

    HauptnutzenZeit

    Kleinster sinnvoller Einstieg · Größe: KleinMindestbestände und Bestellrhythmus für die Artikel eines Lieferanten hinterlegen.

    Wer was übernimmt und wie es wirkt
    • KI (optional)

      Prognose aus Verlauf, Saison und Wetter, wo der Verbrauch stark schwankt.

    • Regeln prüfen

      Mindestbestand, Bestellrhythmus, Lieferzeit und Gebindegrößen.

    • Sie entscheiden

      Sie geben die Bestellung frei und passen sie bei Festen, Aktionen oder Sonderaufträgen an.

    Beispielszenario · Gastronomie & HotellerieDer Küchenchef bekommt am Donnerstag den Vorschlag für den Großhandel und passt ihn an die Reservierungen fürs Wochenende an.

    So wirkt es

    • ZeitHauptnutzen

      Listen schreiben und Bestellungen tippen werden weniger; Sie prüfen einen fertigen Vorschlag.

    • LiquiditätZusatznutzen

      Bestellt wird nach Bedarf statt „sicherheitshalber“, dadurch liegt weniger Geld im Lager.

    • QualitätZusatznutzen

      Fehlmengen und Eilbestellungen, weil etwas vergessen wurde, werden seltener.

    • Entlastung der MitarbeiterZusatznutzen

      Bestellen hängt nicht mehr am Wissen einer einzelnen Person.

    Passende Demo ausprobieren: Einkauf mit KI

  4. Lieferantenbewertung nach Fakten

    Liefertreue, Reaktionszeiten, Preisentwicklung und Reklamationen je Lieferant oder Partnerbetrieb werden aus Lieferscheinen, Rechnungen und Reklamationen zusammengeführt, auf Wunsch gemessen an vereinbarten Servicelevels. Für das nächste Jahresgespräch haben Sie Zahlen statt Eindrücke.

    HauptnutzenTransparenz

    Kleinster sinnvoller Einstieg · Größe: MittelÜbersicht für die fünf umsatzstärksten Lieferanten aus Rechnungen und Lieferscheinen der letzten zwölf Monate.

    Wer was übernimmt und wie es wirkt
    • KI (optional)

      Ordnet Reklamationen und Mails dem richtigen Lieferanten und Artikel zu.

    • Regeln prüfen

      Kennzahlen wie Termintreue, Reaktionszeit, Preisänderung und Reklamationsquote nach Ihren Kriterien.

    • Sie entscheiden

      Sie verhandeln und entscheiden, mit wem Sie weiterarbeiten.

    Beispielszenario · Metallbau & FertigungDer Zukauf von Laserteilen wird nach Termintreue und Maßabweichungen verglichen.

    So wirkt es

    • TransparenzHauptnutzen

      Die Leistung jedes Lieferanten steht auf einer Seite statt verstreut in Ordnern und Mails.

    • KostenZusatznutzen

      Verhandlungen stützen sich auf belegte Preisentwicklung und Termintreue.

    • QualitätZusatznutzen

      Schwache Lieferanten fallen früh auf, bevor ihre Fehler beim Kunden ankommen.

  5. Wareneinsatz und Regionalität laufend berechnen

    mit KI

    Einkaufsdaten werden mit Rezepturen oder Kassenumsätzen verknüpft. Sie sehen den Wareneinsatz je Gericht oder Warengruppe und den Regionalanteil nach Ihrer eigenen Definition, belegbar statt geschätzt.

    HauptnutzenTransparenz

    Kleinster sinnvoller Einstieg · Größe: MittelWareneinsatz für die zehn meistverkauften Gerichte oder Produkte aus vorhandenen Rechnungen berechnen.

    Wer was übernimmt und wie es wirkt
    • KI liest

      Zieht Artikel und Herkunftsangaben aus Lieferscheinen und Rechnungen.

    • Regeln prüfen

      Wareneinsatz, Anteile nach Wert, Entfernung der Lieferanten. Was „regional“ heißt, legen Sie fest.

    • Sie entscheiden

      Sie entscheiden über Rezepturen, Lieferanten und Verkaufspreise.

    Beispielszenario · Gastronomie & HotellerieDer Herkunftsaushang der Kantine für Fleisch, Milch und Eier entsteht aus den Lieferscheinen; die Küchenleitung prüft und gibt frei.

    So wirkt es

    • TransparenzHauptnutzen

      Wareneinsatz und Regionalanteil liegen auf Knopfdruck vor, statt beim Steuerberater geschätzt zu werden.

    • DeckungsbeitragZusatznutzen

      Die Kosten je Gericht oder Produkt sind aktuell, Preise und Rezepturen lassen sich gezielt anpassen.

    • KundenzufriedenheitZusatznutzen

      Herkunftsangaben auf Karte und Website sind belegbar, das stärkt das Vertrauen der Gäste.

      Freiwillige Herkunftsangaben in der Gastronomie müssen zutreffend sein; die Gemeinschaftsverpflegung muss die Herkunft von Fleisch, Milch und Eiern angeben. Quelle: BMLUK – Herkunftskennzeichnung in der Gemeinschaftsverpflegung

    Passende Demo ausprobieren: Einkauf mit KI

Haupt- und Zusatznutzen sind Einschätzungen aus typischen Abläufen, keine Messwerte. Wie groß die Wirkung in Ihrem Betrieb ist, hängt von der Ausgangslage ab. Beispiele sind fiktive Szenarien.

Ein Ablauf, drei Teile

So greifen Software, Abläufe und Auftritt ineinander.

Ein Beispiel von der Lieferantenrechnung bis zur nächsten Bestellung:

  1. KI

    Rechnung lesen

    Positionen aus PDF, Foto oder Mail werden gelesen und Ihren Artikeln zugeordnet – auch bei anderen Bezeichnungen.

  2. Software

    Preis prüfen

    Jede Position läuft gegen den vereinbarten Preis; was über Ihrem Schwellenwert liegt, wird gemeldet.

  3. Ablauf

    Reagieren

    Wer auf einen Hinweis reagiert, ist festgelegt: Rückfrage, Alternative oder Preis akzeptieren.

  4. Auftritt

    Lieferanten einbinden

    Lieferanten geben Angebote über ein Formular ab, das gleich vergleichbare Positionen abfragt.

Nach Branche

So sieht es in Ihrer Branche aus.

Dieselben Hebel, andere Betriebe: je Branche ein fiktives Beispielszenario – mit Link zur Seite Ihrer Branche.

  • Metallbau & Fertigung

    Stahl- und Blechpreise aus Rechnungen laufen gegen die Kalkulationsbasis; Abweichungen landen bei der Arbeitsvorbereitung.

    Preise bei jedem Wareneingang prüfen

  • Haustechnik & Elektro

    Datanorm-Preislisten der Großhändler werden eingelesen, Änderungen bei Ihrem Standardmaterial markiert.

    Preise bei jedem Wareneingang prüfen

  • Kfz-Werkstatt

    Verschleißteile und Öle erscheinen nach Verbrauch im Bestellvorschlag, bevor der Herbst-Ansturm beginnt.

    Bestellvorschläge aus dem tatsächlichen Verbrauch

  • Handel & Großhandel

    Neue Lieferantenpreise werden gegen Ihre Einkaufspreise geprüft, auch wenn die Erhöhung nur im Mailtext steht.

    Preise bei jedem Wareneingang prüfen

  • Logistik & Transport

    Subfrächter werden nach Pünktlichkeit und Schadensfällen bewertet.

    Lieferanten und Partner nach Fakten bewerten

  • Reinigung & Facility

    Angebote für Fremdleistungen im Objekt, etwa Winterdienst oder Glasreinigung, werden vergleichbar.

    Lieferantenangebote vergleichbar machen

  • Bäckerei & Lebensmittel

    Die Bäckerei sieht, was eine Semmel nach der letzten Mehlpreiserhöhung wirklich kostet.

    Wareneinsatz und Regionalität laufend berechnen

Ausprobieren

Demo: KI im Einkauf ausprobieren

Mit fiktiven Daten, im Browser, ohne Anmeldung.

Ein Mann prüft auf dem Markt frisches GemüseFiktives Beispiel
Gastronomie & Kantineca. 2 Min.

Einkauf mit KI

Einkauf, der sich selbst im Blick behält.

Seit Freitag sind vier Preislisten eingegangen. Der Assistent wertet die Woche aus, meldet Preissprünge und zeigt, was mehr Regionalität tatsächlich kostet.

Das können Sie ausprobieren

  1. Woche auswerten und Preisalarme ansehen
  2. Preis, Regionalität und Liefertreue selbst gewichten
  3. Fragen in Alltagssprache stellen, etwa „Was ist teurer geworden?“

Wirkt auf

  • Kosten
  • Deckungsbeitrag
  • Transparenz
Demo starten
Fiktives Beispielszenario

Gastronomie & Kantine

Einkauf, Preise und Regionalität laufend im Blick

Ausgangslage

„Jeder Lieferant schickt seine Rechnung anders. Dass die Butter teurer ist, merk ich erst, wenn der Steuerberater nach dem Wareneinsatz fragt – und wie regional wir einkaufen, kann ich nur schätzen.“

Lösung
So wird es gelöst

  • Software: Einkaufs-Cockpit mit Preiswächter, Wareneinsatz und Regionalanteil auf Knopfdruck.

  • Ablauf: Wareneingang und Rechnungsprüfung mit eigenem Schwellenwert und klarer Freigabe.

  • Auftritt: Herkunftsangaben am Speiseplan, belegbar statt geschätzt.

  • KI: Liest Rechnungen und Preislisten und ordnet unterschiedliche Bezeichnungen Ihren Artikeln zu.

Wirkung

  • Kosten: Preiserhöhungen fallen beim Wareneingang auf, nicht erst beim Jahresabschluss.

  • Deckungsbeitrag: Die Kosten je Gericht sind aktuell, bevor die Karte kalkuliert wird.

  • Transparenz: Der Regionalanteil folgt Ihrer eigenen Definition und ist jederzeit nachweisbar.

Zur Demo: Einkauf mit KIÄhnlichen Fall besprechen

  • Verbunden statt ersetzt

    Ihre Warenwirtschaft oder Ihr ERP bleibt; Preiswächter und Bestellvorschlag holen sich Artikel und Bestände von dort.

    So funktioniert die Anbindung

  • So fangen Sie an

    Prozess-Check für Ihre Digitalisierung ab 590 €, Pilot ab 2.490 € inklusive Check – jeweils zum Fixpreis, netto zzgl. 20 % USt.

    Ablauf & Preise

Häufige Fragen

Fragen zu Einkauf & Beschaffung.

Ihre Frage ist nicht dabei? Im kostenlosen Erstgespräch ist Platz dafür.

Was kann KI im Einkauf eines kleinen Betriebs konkret übernehmen?

Vor allem das Lesen und Zuordnen: Positionen aus Rechnungen, Preislisten und Angeboten erkennen, unterschiedliche Artikelbezeichnungen Ihren Artikeln zuordnen und Auffälligkeiten melden. Rechnen, vergleichen und Schwellenwerte prüfen übernehmen klare Regeln. Verhandeln, Lieferanten wechseln und bestellen bleibt bei Ihnen.

Woher kennt das System die Preise meiner Lieferanten?

Aus den Unterlagen, die Sie ohnehin bekommen: Rechnungen, Lieferscheine, Preislisten und Angebote per E-Mail oder PDF. Daraus entsteht eine Preisentwicklung je Artikel und Lieferant. Fremde Websites werden dafür nicht ausgewertet.

Bestellt die Software selbstständig?

Nur wenn Sie das ausdrücklich wollen. Üblich ist ein Bestellvorschlag aus Verbrauch, Bestand und Lieferzeit, den Sie prüfen, anpassen und freigeben. Für einzelne Standardartikel kann eine automatische Bestellung mit Obergrenze sinnvoll sein – das legen Sie fest.

Wie vergleicht man Lieferantenangebote, die alle anders aufgebaut sind?

Die KI liest die Angebote aus und bringt Positionen, Mengen, Einheiten, Lieferzeiten und Konditionen in dieselbe Struktur. Danach stehen die Angebote nebeneinander – mit Hinweisen, wo etwas fehlt oder nicht vergleichbar ist, etwa andere Einheiten oder fehlende Frachtkosten.

Welche Kriterien gehören in eine Lieferantenbewertung?

Üblich sind Preisentwicklung, Liefertreue, Lieferzeit, Qualität bzw. Reklamationen und Erreichbarkeit. Die Gewichtung legen Sie fest. Wichtig ist, dass die Bewertung aus echten Vorgängen entsteht – Wareneingängen, Reklamationen, Rechnungen – und nicht aus dem Bauchgefühl am Jahresende.

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Kostenlos und unverbindlich

Welche Preise würden Sie gern laufend sehen?

Nennen Sie mir Ihre wichtigsten Artikel und Lieferanten. Im Erstgespräch skizzieren wir, wie ein Preiswächter dafür aussehen würde – klein genug für den Anfang.

DigitalPer Video oder Telefon – ohne Anfahrt, mit geteiltem Bildschirm, wenn es hilft.Vor OrtNach Rücksprache direkt in Ihrem Betrieb – dort, wo die Arbeit passiert.