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Ein aufgeräumter heller Schreibtisch mit Lampe und Tasse im Sonnenlicht

Bereich · Buchhaltung, Rechnungen & Belege

Buchhaltung vorbereiten, ohne Belege abzutippen.

Rechnungen kommen per Mail, Post und Lieferantenportal, und am Monatsende fehlt der Steuerberatung trotzdem etwas. Wer die Buchhaltung digitalisiert, muss nicht alles umstellen: Software mit KI liest Belege aus, gleicht Rechnung, Lieferschein und Bestellung ab und legt alles vorkontiert bereit. Was auffällt, landet bei Ihnen – gebucht wird weiterhin von Ihrer Steuerberatung.

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Kennen Sie das?

Typische Situationen

Beispielhafte Ausgangslagen im Bereich Buchhaltung & Belege – frei formuliert, keine Kundenzitate. Jede führt zu dem Hebel, der dort ansetzt.

Hebel

Was hier von selbst laufen kann – und was bei Ihnen bleibt.

7 Hebel im Bereich Buchhaltung, Rechnungen & Belege: was die Lösung tut, wer was übernimmt und woran Sie die Wirkung merken.

  1. Eingangsrechnungen automatisch auslesen und prüfen

    mit KI

    Rechnungen, Lieferscheine und Anfragen aus Postfach, Scan und E-Rechnung werden erkannt, ausgelesen und dem richtigen Ablauf zugeordnet. Sie prüfen nur, was unsicher ist.

    HauptnutzenZeit

    Kleinster sinnvoller Einstieg · Größe: KleinEin Rechnungspostfach mit Freigabeliste.

    Wer was übernimmt und wie es wirkt
    • KI liest

      Erkennt die Belegart und liest Lieferant, Beträge, Fälligkeit und Positionen aus PDFs und Scans.

    • Regeln prüfen

      Pflichtfelder, Dubletten und Freigabeweg nach Betrag; E-Rechnungen werden direkt als XML gelesen.

    • Sie entscheiden

      Zahlungsfreigabe und Buchung erledigen Sie mit Ihrer Steuerberatung.

    Beispielszenario · Handel & GroßhandelHundert Lieferantenrechnungen pro Woche; nur die unsicheren landen zur Prüfung bei Ihnen.

    So wirkt es

    • ZeitHauptnutzen

      Sortieren, Abtippen und Weiterleiten übernimmt das System; Sie prüfen, was unsicher ist.

      Eine WKO-Umfrage nennt im Schnitt 9,4 Stunden pro Woche für Bürokratie, bei KMU 19,3 Stunden. Stichprobe und Methode sind dort nicht offengelegt. Quelle: WKO-Medienservice – Umfrage zum Bürokratieaufwand (18.12.2024)

    • TransparenzZusatznutzen

      Offene Freigaben und Fälligkeiten sind jederzeit sichtbar.

    • Entlastung der MitarbeiterZusatznutzen

      Das Büro arbeitet Ausnahmen ab statt Stapel.

    Gut zu wissen

    Die rechtlichen Hinweise zeigen, welche Regeln eine Lösung berücksichtigt. Sie sind keine Rechtsberatung.

    Passende Demo ausprobieren: Belegeingang

  2. 3-Wege-Abgleich: Bestellung, Lieferschein, Rechnung

    mit KI

    Jede Rechnung wird mit Bestellung und Lieferschein verglichen. Mengen- und Preisabweichungen, doppelte Rechnungen und geänderte Bankverbindungen werden markiert, bevor Sie zahlen.

    HauptnutzenKosten

    Kleinster sinnvoller Einstieg · Größe: MittelAbgleich für die Rechnungen Ihres wichtigsten Materiallieferanten.

    Wer was übernimmt und wie es wirkt
    • KI liest

      Liest die Positionen aller drei Belege und ordnet sie einander zu.

    • Regeln prüfen

      Mengen- und Preisvergleich, Dublettenprüfung und Warnung bei abweichender Bankverbindung.

    • Sie entscheiden

      Sie halten Rechnungen an, fragen nach oder geben frei.

    Beispielszenario · Metallbau & FertigungBestellt 50, geliefert 40, verrechnet 45: Die Rechnung wird angehalten, ein Rückfrage-Entwurf liegt bereit.

    So wirkt es

    • KostenHauptnutzen

      Zu viel verrechnete Mengen, doppelte Rechnungen und Zahlungen auf falsche Konten werden vor der Zahlung erkannt.

      CERT.at warnt vor Betrug mit angeblich geänderten Bankverbindungen und empfiehlt, jede Änderung telefonisch über eine bereits bekannte Nummer zu prüfen. Quelle: CERT.at – Betrugsversuche durch Business E-Mail Compromise (26.08.2026)

    • ZeitZusatznutzen

      Positionen müssen nicht mehr händisch abgehakt werden.

    • TransparenzZusatznutzen

      Offene Abweichungen je Lieferant sind auf einen Blick sichtbar.

    Passende Demo ausprobieren: Belegeingang

  3. Zahlungen den offenen Rechnungen zuordnen

    mit KI

    Kontoauszüge werden eingelesen und jede Bewegung der passenden Ausgangs- oder Eingangsrechnung zugeordnet, auch bei Teil- und Sammelzahlungen oder abgezogenem Skonto. Was nicht eindeutig passt, landet mit Vorschlag zur Klärung bei Ihnen; das Ergebnis geht an die Buchhaltung.

    HauptnutzenZeit

    Kleinster sinnvoller Einstieg · Größe: KleinDie Kontoauszüge eines Monats gegen die offenen Rechnungen laufen lassen und die Klärungsliste gemeinsam ansehen.

    Wer was übernimmt und wie es wirkt
    • KI liest

      Versteht unklare Verwendungszwecke und Sammelzahlungen und schlägt die passenden Rechnungen vor.

    • Regeln prüfen

      Abgleich über Betrag, Rechnungsnummer, Kunde und Datum; Regeln für Skonto, Teilzahlung und Rundungsdifferenzen.

    • Sie entscheiden

      Sie bestätigen unsichere Zuordnungen und entscheiden über Differenzen.

    Beispielszenario · Logistik & TransportEin Kunde bezahlt zwanzig Frachtrechnungen mit einer Überweisung; die Zuordnung wird vorgeschlagen, Differenzen sind markiert.

    So wirkt es

    • ZeitHauptnutzen

      Kontoauszüge werden nicht mehr Zeile für Zeile mit der Liste offener Rechnungen verglichen.

    • LiquiditätZusatznutzen

      Der Zahlungsstand ist tagesaktuell; Erinnerungen gehen nur an Kunden, die noch nicht bezahlt haben.

    • TransparenzZusatznutzen

      Offene Posten, Teilzahlungen und Skontoabzüge sind jederzeit nachvollziehbar.

  4. Die Monatsmappe für die Steuerberatung

    mit KI

    Belege kommen vollständig, geprüft und vorkontiert bei Ihrer Steuerberatung an: mit Kostenstelle oder Projekt, Steuersatz und Zahlungsstatus, als Export im Format, mit dem die Kanzlei arbeitet. Was Ihr Buchhaltungsprogramm schon kann, wird genutzt und nicht nachgebaut.

    HauptnutzenZeit

    Kleinster sinnvoller Einstieg · Größe: KleinMit Ihrer Steuerberatung eine Monatsmappe festlegen und einen Monat vorbereitet übergeben.

    Wer was übernimmt und wie es wirkt
    • KI liest

      Schlägt Konto, Kostenstelle und Steuersatz aus dem Beleginhalt und früheren Buchungen vor und erkennt fehlende Angaben.

    • Regeln prüfen

      Vollständigkeitsprüfung je Monat, Kontierungsregeln je Lieferant, Export und Übergabeprotokoll.

    • Sie entscheiden

      Unsichere Vorschläge prüfen Sie; gebucht und verantwortet wird von Ihrer Steuerberatung.

    Beispielszenario · Bau & BaunebengewerbeEingangsrechnungen werden je Baustelle vorkontiert übergeben; die Kanzlei muss seltener nach der Zuordnung fragen.

    So wirkt es

    • ZeitHauptnutzen

      Belege werden nicht mehr gesammelt, sortiert und einzeln beschriftet; die Monatsübergabe ist vorbereitet.

    • TransparenzZusatznutzen

      Auswertungen der Steuerberatung beruhen auf vollständigen Belegen und liegen früher im Monat vor.

    • KostenZusatznutzen

      Geordnete, vorkontierte Belege brauchen in der Kanzlei weniger Nacharbeit und Rückfragen.

    Passende Demo ausprobieren: Belegeingang

  5. Skonto nutzen, Zahlungen planen

    Eingangsrechnungen mit Skontofrist werden rechtzeitig zur Freigabe vorgelegt; ein Zahlungsvorschlag berücksichtigt Fälligkeit, Skonto und Kontostand.

    HauptnutzenKosten

    Kleinster sinnvoller Einstieg · Größe: KleinFreigabeliste mit Skontofristen aus dem bestehenden Belegeingang.

    Wer was übernimmt und wie es wirkt
    • KI (optional)

      Liest Zahlungsbedingungen und Skonto aus der Rechnung.

    • Regeln prüfen

      Fristen, Skontoberechnung, Zahlungsvorschlag und Freigabe nach dem Vier-Augen-Prinzip.

    • Sie entscheiden

      Sie geben den Zahllauf frei.

    Beispielszenario · Haustechnik & ElektroGroßhändlerrechnungen mit Skonto erscheinen drei Tage vor Fristende in der Freigabeliste.

    So wirkt es

    • KostenHauptnutzen

      Skonto wird seltener verschenkt, weil die Frist rechtzeitig sichtbar ist.

    • LiquiditätZusatznutzen

      Zahlungen werden geplant statt spontan; die Kontoübersicht bleibt verlässlich.

    • TransparenzZusatznutzen

      Fällige Zahlungen der nächsten Wochen sind auf einen Blick sichtbar.

    Passende Demo ausprobieren: Belegeingang

Weitere Hebel in diesem Bereich

  • Offene Rechnungen im Griff, bevor es eng wird

    Fällige Rechnungen werden überwacht, freundliche Erinnerungen und Mahnungen nach Ihren Regeln vorbereitet. Der Zahlungsstand kommt aus dem Bankabgleich, und Sie sehen täglich, wer wie viel schuldet.

    HauptnutzenLiquidität

    ZusatznutzenZeitTransparenz

  • Energierechnungen und Verbrauch im Blick

    Energierechnungen werden eingelesen und mit den Verbrauchswerten aus dem Kundenportal Ihres Netzbetreibers zusammengeführt. Sie sehen, wann und wo Energie verbraucht wird, etwa Lastspitzen am Morgen oder Verbrauch außerhalb der Betriebszeiten, und ob die Rechnung dazu passt.

    HauptnutzenKosten

    ZusatznutzenTransparenzZeit

Haupt- und Zusatznutzen sind Einschätzungen aus typischen Abläufen, keine Messwerte. Wie groß die Wirkung in Ihrem Betrieb ist, hängt von der Ausgangslage ab. Beispiele sind fiktive Szenarien.

Ein Ablauf, drei Teile

So greifen Software, Abläufe und Auftritt ineinander.

Ein Beispiel vom vollen Posteingang bis zur Monatsmappe:

  1. KI

    Belege lesen

    Rechnungen aus Mail, Post und Portal werden gelesen: Lieferant, Positionen, Beträge, Fälligkeit.

  2. Software

    Abgleichen

    Regeln vergleichen mit Bestellung und Lieferschein und prüfen die Bankverbindung; Abweichungen landen bei Ihnen.

  3. Ablauf

    Freigeben und zahlen

    Sie geben frei, der Zahlungsvorschlag berücksichtigt Skonto und Fälligkeit.

  4. Software

    Übergeben

    Belege gehen vollständig und vorkontiert an Ihre Steuerberatung oder Ihr Buchhaltungsprogramm.

Nach Branche

So sieht es in Ihrer Branche aus.

Dieselben Hebel, andere Betriebe: je Branche ein fiktives Beispielszenario – mit Link zur Seite Ihrer Branche.

  • Metallbau & Fertigung

    Der Kompressor läuft am Wochenende durch; im Verbrauchsbild ist das auf einen Blick zu sehen.

    Energierechnungen und Verbrauch im Blick

  • Bau & Baunebengewerbe

    Rechnungen der Subunternehmer werden der richtigen Baustelle zugeordnet.

    Belege sortieren und auslesen lassen

  • Handel & Großhandel

    Gewerbekunden ziehen Skonto ab, manchmal nach Ablauf der Frist; solche Abweichungen landen zur Entscheidung bei Ihnen.

    Zahlungen automatisch den offenen Rechnungen zuordnen

  • Logistik & Transport

    Frachtkunden bekommen am Tag nach Fälligkeit eine freundliche Erinnerung; die Disposition sieht den offenen Betrag beim nächsten Auftrag.

    Offene Rechnungen im Griff, bevor es eng wird

  • Reinigung & Facility

    Die monatlichen Zahlungen der Objektkunden werden zugeordnet, Ausreißer erscheinen in der Klärungsliste.

    Zahlungen automatisch den offenen Rechnungen zuordnen

  • Bäckerei & Lebensmittel

    Gastro-Kunden mit Sammelrechnung bekommen rechtzeitig eine freundliche Erinnerung statt einer späten Mahnung.

    Offene Rechnungen im Griff, bevor es eng wird

  • Gastronomie & Hotellerie

    Lieferscheine, mit dem Küchenhandy fotografiert, landen ausgelesen in der Buchhaltungsmappe.

    Belege sortieren und auslesen lassen

Ausprobieren

Demo: Belege digitalisieren und prüfen

Mit fiktiven Daten, im Browser, ohne Anmeldung.

Hohe Stapel von Papierakten in einem BüroFiktives Beispiel
Büro & Verwaltung · alle Branchenca. 2 Min.

Belegeingang

Neun Belege. Drei Entscheidungen für Sie.

Rechnungen, Lieferscheine und E-Mails liegen durcheinander im Posteingang. Der Assistent liest, gleicht ab und sortiert. Nur was auffällt, landet bei Ihnen.

Das können Sie ausprobieren

  1. Den Posteingang verarbeiten lassen
  2. Eine Mengenabweichung im 3-Wege-Abgleich prüfen
  3. Die Prüfschwelle verändern und die Folgen sehen

Wirkt auf

  • Zeit
  • Kosten
  • Liquidität
Demo starten
Fiktives Beispielszenario

Büro & Buchhaltung · alle Branchen

Vom vollen Postfach zur fertigen Monatsmappe für die Steuerberatung

Ausgangslage

„Am Montag ist das Postfach voll: Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen, Werbung, alles durcheinander. Die Rechnungen druck ich aus, schreib was drauf, und am Monatsende sucht die Buchhaltung trotzdem noch nach Belegen.“

Lösung
So wird es gelöst

  • Software: Freigabeliste mit Bestellabgleich, Skontofristen, Bankabgleich und vorkontierter Monatsmappe für die Steuerberatung.

  • Ablauf: Freigabeweg nach Betrag, eine Warnregel bei geänderter Bankverbindung und ein fixer Termin für die Übergabe.

  • Auftritt: Anfragen von der Website landen strukturiert im selben Eingang, getrennt von den Belegen.

  • KI: Sortiert E-Mails nach Anliegen, liest Rechnungsdaten aus PDF und Scan und schlägt die Kontierung vor.

Wirkung

  • Zeit: Weniger Ausdrucken, Abtippen und Hinterhertragen von Papier.

  • Liquidität: Skontofristen werden genutzt statt versäumt, Zahlungseingänge sind tagesaktuell zugeordnet.

  • Kosten: Zu viel Verrechnetes und geänderte Bankdaten fallen vor der Zahlung auf.

Zur Demo: BelegeingangÄhnlichen Fall besprechen

  • Verbunden statt ersetzt

    Ihr Buchhaltungsprogramm und Ihre Steuerberatung bleiben; die Lösung bereitet vor und übergibt in dem Format, das dort passt.

    So funktioniert die Anbindung

  • So fangen Sie an

    Prozess-Check für Ihre Digitalisierung ab 590 €, Pilot ab 2.490 € inklusive Check – jeweils zum Fixpreis, netto zzgl. 20 % USt.

    Ablauf & Preise

Häufige Fragen

Fragen zu Buchhaltung & Belegen.

Ihre Frage ist nicht dabei? Im kostenlosen Erstgespräch ist Platz dafür.

Kann KI Eingangsrechnungen zuverlässig auslesen und prüfen?

Auslesen ja, prüfen gemeinsam mit Regeln: Die KI erkennt Lieferant, Positionen, Beträge und Fälligkeit – auch bei unterschiedlichen Layouts. Ob Menge und Preis stimmen, prüfen Regeln im Abgleich mit Bestellung und Lieferschein. Unsichere Erkennungen und Abweichungen legt das System Ihnen zur Freigabe vor, statt sie stillschweigend zu übernehmen.

Gibt es in Österreich eine E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen?

Stand Oktober 2026 nicht allgemein. Verpflichtend ist die E-Rechnung in Österreich seit 2014 für Rechnungen an den Bund. EU-weit sieht das Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) strukturierte E-Rechnungen für grenzüberschreitende Umsätze zwischen Unternehmen ab 1. Juli 2030 vor, und einige Länder wie Deutschland sind früher dran. Eine Lösung, die strukturierte Rechnungen lesen kann, ist darauf vorbereitet. Das ist eine allgemeine Information, keine Steuerberatung.

Ersetzt das unsere Buchhaltungssoftware oder die Steuerberatung?

Nein. Die Lösung bereitet vor: Belege gelesen, abgeglichen, vorkontiert und vollständig. Gebucht wird in Ihrem Buchhaltungsprogramm oder von Ihrer Kanzlei. In welchem Format die Übergabe am besten klappt, klären wir gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung.

Dürfen Papierbelege nach dem Scannen entsorgt werden?

Das hängt von der Belegart und den Aufbewahrungsvorschriften ab und ist eine Frage für Ihre Steuerberatung, nicht für die Software. Technisch stellt die Lösung sicher, dass jeder Beleg vollständig, unverändert und mit Eingangsdatum gespeichert und wiederauffindbar ist. Was im Original bleiben muss, legen Sie mit Ihrer Kanzlei fest.

Was ist ein 3-Wege-Abgleich?

Der Vergleich von Bestellung, Lieferschein und Rechnung: Wurde geliefert, was bestellt war, und verrechnet, was geliefert wurde? Weicht etwas ab – etwa weniger geliefert als verrechnet –, wird die Rechnung angehalten und ein Rückfrage-Entwurf an den Lieferanten vorbereitet.

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Wie viele Belege gehen bei Ihnen durch die Hand?

Schicken Sie mir ein paar anonymisierte Beispiele aus Ihrem Posteingang. Im Erstgespräch zeige ich, was davon von selbst durchlaufen könnte und was bei Ihnen bleibt.

DigitalPer Video oder Telefon – ohne Anfahrt, mit geteiltem Bildschirm, wenn es hilft.Vor OrtNach Rücksprache direkt in Ihrem Betrieb – dort, wo die Arbeit passiert.